Voor wie dan wel?

Voor transportondernemers van 1 tot 25 auto's die verder geen overslag doen, geen eigen werkplaats bezitten of andere bedrijfsactiviteiten er bij doen.
Bedrijven waarvoor de inzet en het rendement van het wagenpark zo goed moet zijn, dat er winst gemaakt kan worden. Niet de lading staat centraal, maar de optimale inzet van het wagenpark.

Waarom Trans-Fix?

Wij automatiseren het kantoor omdat de papieren rompslomp niet te voorkomen is. Deze is wel te verbeteren! Inzage in de bedrijfsresultaten per week staat bij veel ondernemers erg hoog op het verlanglijstje, terwijl daar weinig moeite voor gedaan hoeft te worden.
Het bespaart zelfs arbeidstijd op kantoor, waardoor zo'n programma snel geaccepteerd wordt.

Wat doet Trans-Fix?

Kosten, opbrengsten en kostenindicatie per week. Op basis van kengetallen welke we uit de boekhouding van vorig jaar halen, kunnen we deze op een slimme wijze verrekenen met de opbrengsten van de afgelopen week. Hiermee krijgen we per week een prachtige inzage in het resultaat. U hoeft niet méér te doen als eerder, als u zorgt voor het verwerken van de verkoopfacturen, krijgt u deze inzage kado!
Elke week!

Laten we er eens doorheen lopen.
Klik op de afbeelding voor een vergroting.

De basisinrichting:

Het aanmaken van Relaties.

Naam, adres, woonplaats, diverse telefoonnummers, email adressen... enzovoort.
Het grote voordeel is dat alle gegevens in één overzicht komen te staan en dubbel invoeren is verleden tijd!
Op kantoor kan direct via Internet gebeld worden door de klantenkaart op te zoeken en op de telefoonknop te klikken. Met het E-mail envelopje kan direct een email bericht worden opgesteld, zonder dat het email adres moet worden overgenomen.

De Voertuigenkaart

Eén voertuig hoeft ook maar één keer ingebracht te worden. Alle gegevens van de ritten worden per voertuig vastgelegd, zodat via het voertuig ook allerlei gegevens worden samengebracht.
De standaard chauffeur kan worden opgegeven, maar per rit kan hiervan weer worden afgeweken.

Inrichting Kengetallen

Op basis van aanwezige financiele gegevens kunnen de kengetallen ingericht gaan worden. De mix uit variabele gegevens en vaste gegevens maakt dat de kosten in de juiste verhouding mee gaan lopen met de opbrengsten.

De regelmatige handelingen:

Opdrachtgevers aanmaken

Het feitelijke werk begint vaak hier. Het aanmaken van een opdrachtgever, met allerlei kenmerken er in. Zo horen de prijsafspraken er in, de instelling over de factureringswijze, betalingstermijnen etc.
Op de opdracht kan een CMR gemaakt worden en de koppeling met een routeplanner worden gelegd.
Voor de schaderapportages kan een fotoverslag met toelichting worden opgenomen.

Prijsafspraken

Gezien de mix van de prijsopbouw is het mogelijk om in één prijsafspraak zowel gewicht, inhoud, kilometers, uren en stuksprijzen op te nemen.
De combinatie van Kg/Km prijzen wordt dus volledig ondersteund.
Veelal is de prijsopbouw erg eenvoudig door slechts de km prijs vast te leggen. Zodra een rit gereden gaat worden, worden alle gegevens automatisch op de juiste wijze voorzien van de verkoopprijs.

Zeer veel voorkomende handelingen:

Ritten

De kern van de zaak: de uitvoer van de werkzaamheden.
Er zijn diverse invoerschermen aanwezig, waarvan u zelf de best passende kan maken. Ook hier kunt u kiezen of u alle stops-and-go's registreert of dat u zich beperkt tot de declarabele handelingen.
U kunt dus geheel zelf bepalen hoe gedetailleerd de registratie plaats vindt. Het programma is op dit punt uitermate kritisch bekeken op het besparen van handelingen!

Verkoopfactuur

De declarabele gegevens worden omgezet in een verkoopfactuur. U kunt zelf kiezen hoe vaak dat moet gebeuren (van dagelijks tot jaarlijks). De opdracht bevat stuurgegevens zodat de factuurinhoud direct is afgestemd op uw wens en de wens van uw klant. De factuurnummering wordt automatisch bijgehouden, maar daar kan u op het einde van het jaar nog wel creatief mee om gaan.

De Verkoopfactuur in beeld

Trans-Fix zorgt voor een passende factuurlayout, waarbij u zelf uw eigen logo kunt aanbrengen. Het venster is zo gepositioneerd dat de factuur rechtstreeks de envelop in kan. Betaaltermijnen zijn ondertussen al geregistreerd, zodat bij registratie van de betaling direct in beeld is welke facturen nog open staan.
Natuurlijk worden meerdere BTW-systemen ondersteund.

Resultaten

Nu al zijn op basis van de kengetallen de resultaten in beeld!
Trans-Fix zorgt op basis van de omzet dat er een kostenoverzicht berekend kan worden, zodat wekelijks duidelijk wordt wat het resultaat per voertuig / personeelslid / bedrijf is. Middels de werkelijke kostenregistratie kan de vinger aan de pols gehouden worden of de kengetallen nog wel juist zijn.