Uw Transport Management Systeem

Het aanmaken van Relaties.

Naam, adres, woonplaats, diverse telefoonnummers, email adressen... enzovoort.
Het grote voordeel is dat alle gegevens in één overzicht komen te staan en dubbel invoeren is verleden tijd!
Op kantoor kan direct via Internet gebeld worden door de klantenkaart op te zoeken en op de telefoonknop te klikken. Met het E-mail envelopje kan direct een email bericht worden opgesteld, zonder dat het email adres moet worden overgenomen.

De Voertuigenkaart.

Eén voertuig hoeft ook maar één keer ingebracht te worden. Alle gegevens van de ritten worden per voertuig vastgelegd, zodat via het voertuig ook allerlei gegevens worden samengebracht.
De standaard chauffeur kan worden opgegeven, maar per rit kan hiervan weer worden afgeweken.

Inrichting Kengetallen.

Op basis van aanwezige financiele gegevens kunnen de kengetallen ingericht gaan worden. De mix uit variabele gegevens en vaste gegevens maakt dat de kosten in de juiste verhouding mee gaan lopen met de opbrengsten.

Opdrachtgevers aanmaken

Het feitelijke werk begint vaak hier. Het aanmaken van een opdrachtgever, met allerlei kenmerken er in. Zo horen de prijsafspraken er in, de instelling over de factureringswijze, betalingstermijnen etc.
Op de opdracht kan een CMR gemaakt worden en de koppeling met een routeplanner worden gelegd.
Voor de schaderapportages kan een fotoverslag met toelichting worden opgenomen.

Prijsafspraken

Gezien de mix van de prijsopbouw is het mogelijk om in één prijsafspraak zowel gewicht, inhoud, kilometers, uren en stuksprijzen op te nemen.
De combinatie van Kg/Km prijzen wordt dus volledig ondersteund.
Veelal is de prijsopbouw erg eenvoudig door slechts de km prijs vast te leggen. Zodra een rit gereden gaat worden, worden alle gegevens automatisch op de juiste wijze voorzien van de verkoopprijs.

Ritten

De kern van de zaak: de uitvoer van de werkzaamheden.
Er zijn diverse invoerschermen aanwezig, waarvan u zelf de best passende kan maken. Ook hier kunt u kiezen of u alle stops-and-go's registreert of dat u zich beperkt tot de declarabele handelingen.
U kunt dus geheel zelf bepalen hoe gedetailleerd de registratie plaats vindt. Het programma is op dit punt uitermate kritisch bekeken op het besparen van handelingen!

Verkoopfactuur

De declarabele gegevens worden omgezet in een verkoopfactuur. U kunt zelf kiezen hoe vaak dat moet gebeuren (van dagelijks tot jaarlijks). De opdracht bevat stuurgegevens zodat de factuurinhoud direct is afgestemd op uw wens en de wens van uw klant. De factuurnummering wordt automatisch bijgehouden, maar daar kan u op het einde van het jaar nog wel creatief mee om gaan.

De Verkoopfactuur in beeld

Trans-Fix zorgt voor een passende factuurlayout, waarbij u zelf uw eigen logo kunt aanbrengen. Het venster is zo gepositioneerd dat de factuur rechtstreeks de envelop in kan. Betaaltermijnen zijn ondertussen al geregistreerd, zodat bij registratie van de betaling direct in beeld is welke facturen nog open staan.
Natuurlijk worden meerdere BTW-systemen ondersteund.

Resultaten

Nu al zijn op basis van de kengetallen de resultaten in beeld!
Trans-Fix zorgt op basis van de omzet dat er een kostenoverzicht berekend kan worden, zodat wekelijks duidelijk wordt wat het resultaat per voertuig / personeelslid / bedrijf is. Middels de werkelijke kostenregistratie kan de vinger aan de pols gehouden worden of de kengetallen nog wel juist zijn.